(আমার ভাবনা-৩৪)

সুমন কে. সিনহা .  নারায়ণগঞ্জ

HR প্রফেশনালদের Effective Policies and Procedure লেখার গুরুত্ব বুঝতে হবে:

একজন দক্ষ HR পেশাজীবী হিসেবে কার্যকর পলিসি ও প্রক্রিয়া (Policies & Procedures) লেখার জন্য কিছু গুরুত্বপূর্ণ কৌশল অনুসরণ করা উচিত। এতে প্রতিষ্ঠান কার্যকরভাবে পরিচালিত হবে এবং কর্মীদের জন্য একটি সুসংগঠিত ও স্বচ্ছ কর্মপরিবেশ নিশ্চিত করা যাবে।

১. উদ্দেশ্য ও লক্ষ্য নির্ধারণ করতে হবে: i. পলিসিটি কেন তৈরি করা হচ্ছে? ii. এর মাধ্যমে কী সমস্যা সমাধান হবে বা কী সুবিধা হবে? iii. প্রতিষ্ঠানের মিশন, ভিশন ও কোর ভ্যালু (VMV) এর সঙ্গে এটি কতটুকু সামঞ্জস্যপূর্ণ?

২. স্বচ্ছতা ও সহজবোধ্যতা নিশ্চিত করতে হবে: i. সহজ ও স্পষ্ট ভাষা ব্যবহার করুন, যাতে সকল স্তরের কর্মীরা বুঝতে পারেন। ii. জটিল বা আইনি পরিভাষা পরিহার করুন (প্রয়োজনে সহজ ব্যাখ্যা দিন)। iii. সংক্ষিপ্ত, তবে সম্পূর্ণ ও তথ্যবহুল নীতি লিখুন।

৩. প্রযোজ্য আইন ও বিধিনিষেধ মেনে চলতে হবে: i. বাংলাদেশ শ্রম আইন (Bangladesh Labour Act) ও BEPZA আইন অনুসরণ করুন। ii. প্রতিষ্ঠানভেদে buyers’ Code of Conduct ও Compliance Standards বিবেচনা করুন। iii. কর্মীদের অধিকার ও কর্তব্য সম্পর্কে স্পষ্ট দিকনির্দেশনা দিন।

৪. কাঠামোবদ্ধ ও লজিক্যাল বিন্যাস করতে হবে: i. একটি স্ট্যান্ডার্ড পলিসির কাঠামো হতে পারে:

1. নাম: পলিসির নাম সংক্ষিপ্ত ও স্পষ্ট রাখুন।

2. উদ্দেশ্য: কেন পলিসিটি প্রয়োজন?

3. প্রযোজ্যতা: কোন বিভাগের/কর্মীদের জন্য প্রযোজ্য?

4. নির্দেশনা: কীভাবে এটি কার্যকর হবে?

5. দায়িত্ব: কে এটি বাস্তবায়ন করবে?

6. পর্যালোচনা ও সংশোধন: পলিসি পরিবর্তনের নিয়ম কী?

৫. উদাহরণ ও চিত্র সংযুক্ত করুন: i. প্রয়োজনে ফ্লোচার্ট, উদাহরণ বা টেবিল ব্যবহার করুন। ii. কেস স্টাডি বা ব্যবহারিক উদাহরণ দিয়ে বিষয়টি স্পষ্ট করুন।

৬. স্টেকহোল্ডারদের ইনপুট নিন: i. ম্যানেজমেন্ট, কর্মী প্রতিনিধি ও লিগ্যাল টিমের মতামত নিন। ii. প্রয়োজনে কমিটি গঠন করে ফিডব্যাক সংগ্রহ করুন।

৭. প্রশিক্ষণ ও সচেতনতা বৃদ্ধি করুন: i. কর্মীদের ওরিয়েন্টেশন ও ট্রেনিং এর মাধ্যমে পলিসির গুরুত্ব বোঝান। ii. HR ম্যানুয়াল, SOP বা ডিজিটাল পোর্টাল এ পলিসিগুলো সংরক্ষণ করুন।

৮. নিরীক্ষণ ও আপডেট করুন:

i. নির্দিষ্ট সময় অন্তর পলিসি রিভিউ করুন।

ii. শ্রম আইন পরিবর্তন বা ব্যবসায়িক চাহিদা অনুসারে আপডেট করুন। উদাহরণ: “Attendance & Leave Policy” (সংক্ষেপিত) ১. উদ্দেশ্য: প্রতিষ্ঠানে উপস্থিতি ও ছুটির একটি সুসংগঠিত ব্যবস্থা তৈরি করা।

২. প্রযোজ্যতা: সব কর্মচারীদের জন্য প্রযোজ্য।

৩. নিয়মাবলি: – কর্মঘণ্টা: সকাল ৯টা – সন্ধ্যা ৬টা – লেট মার্ক: ৩ বার লেট হলে ১ দিনের ছুটি কর্তন – ছুটির ধরন: বার্ষিক ছুটি, অসুস্থতার ছুটি, মাতৃত্বকালীন ছুটি ইত্যাদি

৪. অনুমোদন প্রক্রিয়া: বিভাগীয় প্রধান / ম্যানেজার/ HR বিভাগ অনুমোদন দেবে।

৫. শাস্তিমূলক ব্যবস্থা: বহুবিধ অনুপস্থিতি হলে সতর্কবার্তা ও প্রয়োজনে শাস্তিমূলক ব্যবস্থা।

পরিশেষে বলা যায়, কার্যকর পলিসি ও প্রক্রিয়া শুধুমাত্র কাগজে থাকার জন্য নয়, বরং এটি প্রতিষ্ঠানের শৃঙ্খলা বজায় রাখা, কর্মদক্ষতা বৃদ্ধি করা ও একটি পজিটিভ ওয়ার্ক কালচার গড়ে তোলার জন্য অপরিহার্য। তাই, HR পেশাজীবীদের উচিত নিয়মিত নীতিমালা হালনাগাদ করা ও বাস্তবায়নে কার্যকর পদক্ষেপ নেওয়া।